Chứng chỉ ISO 9001:2015 có hiệu lực trong bao lâu ?

Thời hạn hiệu lực của chứng chỉ ISO 9001 là bao lâu? Đây luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp khi quyết định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế này. Chứng chỉ ISO 9001 là gì, thời hạn cụ thể ra sao và đơn vị nào cung cấp chứng nhận uy tín? Hãy cùng… tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Hiệu lực chứng chỉ ISO 9001 có thời hạn bao lâu?

Mỗi tổ chức chứng nhận có thể áp dụng quy định riêng về thời hạn giấy chứng nhận. Dù vậy, chuẩn mực phổ biến hiện nay là chứng chỉ ISO 9001:2015 có hiệu lực trong 3 năm.

Nhận chứng chỉ ISO 9001:2015 là cột mốc quan trọng ban đầu, nhưng thành công thực sự nằm ở việc duy trì và áp dụng hệ thống một cách hiệu quả. Trong suốt thời gian duy trì ISO 9001 tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ hàng năm nhằm giám sát sự tuân thủ của Doanh Nghiệp theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.

Trong quá trình giám sát đó thì nếu tổ chức/doanh nghiệp không thực hiện việc duy trì hệ thống đúng theo yêu cầu của tiêu chuẩn sẽ bị đình chỉ hoặc thu hồi chứng chỉ.

Tần suất các cuộc đánh giá giám sát hàng năm sẽ phụ thuộc vào quy định cụ thể của từng tổ chức chứng nhận, thường dao động từ 6 tháng đến 12 tháng một lần. Khi chứng chỉ ISO 9001:2015 sắp hết hạn 3 năm hiệu lực mà doanh nghiệp vẫn muốn tiếp tục duy trì, quý doanh nghiệp cần đăng ký đánh giá lại.

Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành tổ chức đánh giá lại và cấp chứng nhận mới cho doanh nghiệp của bạn. Cuộc đánh giá lại được tiến hành tương tự cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu. Chứng chỉ cấp lại có hiệu lực trong 3 năm.

Một số mốc thời gian quan trọng của chứng nhận ISO 9001

• Cấp giấy chứng nhận lần đầu

Thời hạn hiệu lực của chứng chỉ ISO 9001:2015 lần đầu là 3 năm kể từ ngày cấp. Sau 3 năm sẽ không có giá trị nếu doanh nghiệp không tiếp tục duy trì áp dụng. Ví dụ giấy chứng nhận được cấp vào ngày 12/10/2024. Chứng nhận đó sẽ có ngày hết hạn vào ngày 13/10/2027.

• Đánh giá giám sát lần 01

Thời gian thực hiện: Tối thiểu từ 6 đến 12 tháng/lần (việc này do tổ chức chứng nhận lựa chọn).

Điều này có nghĩa là trước ngày 12/10/2022, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát lần 1 để kiểm tra và duy trì hiệu lực của chứng chỉ. Tùy theo kết quả đánh giá, sẽ có hai trường hợp xảy ra như sau:

Trường hợp kết quả giám sát đạt yêu cầu. Tổ chức chứng nhận sẽ ra Quyết định về việc duy trì hiệu lực chứng chỉ đã cấp ở lần 01.

Trường hợp kết quả đánh giá không đạt mà doanh nghiệp không khắc phục hoặc không tiếp tục thực hiện giám sát, tổ chức chứng nhận sẽ đình chỉ hoặc thu hồi chứng chỉ đã cấp, đồng thời thông báo đến các cơ quan quản lý có liên quan.

• Đánh giá giám sát lần 2

Thời gian đánh giá: Trước ngày 12/10/2023.

Về đợt đánh giá này nội dung và công việc được thực hiện tương tự như lần đánh giá giám sát 01.

• Tái chứng nhận

Với thời hạn hiệu lực 3 năm, chứng chỉ ISO 9001 của doanh nghiệp sẽ hết hạn vào ngày 12/10/2024 và không còn giá trị từ thời điểm đó. Do đó đến thời điểm trên, Chứng nhận sẽ hết hiệu lực hoàn toàn. Dựa vào thỏa thuận giữa 02 bên. Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá chứng nhận lại và cấp cho Doanh nghiệp một chứng chỉ mới có thời hạn 03 năm.

Chứng nhận mới sẽ có hiệu lực từ ngày 13/10/2024 tới 12/10/2027. Để duy trì hiệu lực này; Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ theo quy định.

Tóm lại, chứng chỉ ISO 9001:2015 có hiệu lực trong vòng 3 năm, với các đợt giám sát định kỳ tối thiểu 12 tháng/lần như ví dụ đã nêu. Doanh nghiệp cần nắm vững các thông tin trên để duy trì hiệu lực của chứng chỉ một cách xuyên suốt nhất.

Doanh nghiệp có cần duy trì hiệu lực chứng chỉ ISO 9001?

Việc duy trì hiệu lực của chứng chỉ không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của đối tác, khách hàng, mà còn là nền tảng quan trọng để:

Xây dựng uy tín vững chắc và nâng tầm thương hiệu: Chứng chỉ ISO 9001 chính là bằng chứng thuyết phục rằng doanh nghiệp đang cam kết mang đến sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao, đạt chuẩn quốc tế. Nhờ đó, lòng tin từ khách hàng, đối tác và nhà đầu tư sẽ được củng cố mạnh mẽ.

Mở rộng thị trường: Nhiều khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, thường yêu cầu nhà cung cấp phải có chứng nhận ISO 9001. Việc sở hữu chứng chỉ này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các thị trường mới và mở rộng cơ hội kinh doanh.

Tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu suất: Việc xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình, giảm thiểu lãng phí, tăng năng suất lao động và cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động tổng thể.

Giảm thiểu rủi ro: ISO 9001 giúp doanh nghiệp xác định và kiểm soát các rủi ro tiềm ẩn, từ đó giảm thiểu sai sót và sự cố có thể xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng: ISO 9001 khuyến khích doanh nghiệp tập trung sâu vào việc đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng, từ đó xây dựng mối quan hệ bền vững và lâu dài.

Quy trình duy trì và tái chứng nhận ISO 9001:2015

Việc doanh nghiệp đạt chứng chỉ ISO 9001:2015 chỉ là bước thành công đầu tiên, chứ không phải đích đến cuối cùng. Đây thực chất là một quá trình dài hạn nhằm duy trì và phát huy hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Do chu kỳ chứng chỉ là 3 năm trong đó hàng năm sẽ cần đánh giá giám sát. Hết 3 năm doanh nghiệp có mong muốn duy trì có thể tái chứng nhận để cấp mới.

Sau khi được cấp chứng chỉ (năm thứ 1 – 3) hàng năm sẽ cần đánh giá giám sát định kỳ:

• Thường là 1 lần/năm (có thể 6 tháng/lần tùy thỏa thuận với tổ chức chứng nhận).
• Tổ chức chứng nhận sẽ đến kiểm tra việc doanh nghiệp duy trì và vận hành hệ thống ISO 9001 có đúng theo yêu cầu không.
• Nếu đạt, chứng chỉ tiếp tục có hiệu lực. Nếu không đạt, có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi.

Đến cuối chu kỳ 3 năm (hết hạn chứng chỉ):

Doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá tái chứng nhận (recertification audit):

• Quá trình gần giống như đánh giá chứng nhận ban đầu nhưng thường ngắn gọn hơn.
• Nếu vượt qua, doanh nghiệp được cấp chứng chỉ ISO 9001:2015 mới, hiệu lực 03 năm tiếp theo.

Các công việc doanh nghiệp cần duy trì hàng năm:

• Duy trì đánh giá nội bộ (internal audit) ít nhất 1 lần/năm.
• Thực hiện xem xét của lãnh đạo (management review) để đánh giá hiệu lực hệ thống.
• Khắc phục kịp thời sự không phù hợp (nonconformities) nếu có.
• Cập nhật các quy trình, tài liệu ISO phù hợp với thực tế hoạt động.