Khám phá thêm
Danh mục tài liệu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chi tiết nhất
Nội dung chính
Để áp dụng thành công ISO 9001:2015, doanh nghiệp không chỉ cần kế hoạch chi tiết mà còn phải chuẩn bị đầy đủ tài liệu, hồ sơ theo đúng yêu cầu. Đây chính là yếu tố cốt lõi giúp hệ thống quản lý chất lượng vận hành ổn định và hiệu quả. Bài viết này, IKACert xin chia sẻ cho bạn về danh mục tài liệu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 một cách đầy đủ nhất.
Sự cần thiết của Danh mục tài liệu ISO 9001
Danh mục tài liệu ISO 9001 chính là một thành phần rất quan trọng trong việc xây dựng, vận hành và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Tầm quan trọng của hệ thống danh mục tài liệu này có thể kể đến như:
Kiểm soát tài liệu một cách hệ thống
Danh mục tài liệu giúp doanh nghiệp của bạn quản lystoots các quy trình, quy định cũng như những hướng dẫn và biểu mẫu. Từ đó bạn tránh sử dụng tài liệu sai hoặc lỗi thời.
Đảm bảo tuân thủ yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001
Danh mục tài liệu này chính là một bằng chứng cho thấy doanh nghiệp bạn đã xác dịnh và xây dựng đầy đủ tài liệu một cách cần thiết từ đó có hệ thống quản lý rõ ràng minh bạch.
Thuận lợi cho đánh giá, kiểm tra và chứng nhận
Khi có danh mục tài liệu hiệu quả đánh giá viên có thể dễ dàng tra cứu, đối chiếu tài liệu và giải trình khi cần thiết.
Nâng cao tính nhất quán và hiệu quả vận hành
Việc kiểm soát tài liệu thông qua danh mục giúp cho quy trình được thực hiện một cách đồng nhất. Từ đó giúp giảm sai sót và nhầm lẫn trong thực hiện công việc và tăng hiệu quả quản lý.
Danh mục tài liệu theo yêu cầu ISO 9001:2015 đem lại lợi ích gì?
1. Chuẩn hóa hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống ISO 9001:2015 yêu cầu một nhiều danh mục tài liệu bắt buộc và cần thiết để chuẩn hóa quy trình, biểu mẫu cũng như hướng dẫn công việc theo cùng một chuẩn thống nhất.
2. Kiểm soát và truy xuất thông tin hiệu quả
Tài liệu của doanh nghiệp bạn được quản lý có hệ thống giúp dễ dàng có thể tra cứu, cập nhật và phân phối. Từ đó tránh sử dụng lại tài liệu bị lỗi thời và đảm bảo thông tin luôn luôn được chính xác nhất quán và kịp thời.
3. Hỗ trợ triển khai và duy trì ISO 9001 bền vững
Danh mục tài liệu đóng vai trò như “bản đồ hệ thống”, giúp triển khai ISO được nhanh và đúng trọng tâm hơn từ đó dẽ dàng đào tạo nhân sự mới.
4. Nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm rủi ro
Khi mọi quy trình được văn bản hóa rõ ràng có thể giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc cũng như hạn chế sự phụ thuộc vào cá nhân và từ đó giúp giảm thiểu được rủi ro về chất lượng cũng như khiếu nại khách hàng.
Yêu cầu cơ bản về hệ thống tài liệu trong ISO 9001:2015
Theo ISO 9001:2015, hệ thống tài liệu được gọi chung là “thông tin dạng văn bản (documented information)”. Doanh nghiệp không còn bị ràng buộc cứng nhắc về “sổ tay chất lượng” hay “thủ tục bắt buộc” như phiên bản cũ, nhưng vẫn phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
Cụ thể bao gồm:
- Sổ tay chất lượng (Quality Manual): Là tài liệu định hướng tổng thể về hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp.
- Chính sách chất lượng (Quality Policy): Thể hiện cam kết của lãnh đạo về chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Các mục tiêu chất lượng tổng thể của tổ chức cùng với mục tiêu chất lượng chi tiết được phân bổ cho từng phòng ban/đơn vị sẽ đóng vai trò định hướng rõ ràng, đồng thời là cơ sở để theo dõi, đánh giá và cải tiến hiệu quả hoạt động một cách có hệ thống.
Bên cạnh đó, hệ thống cần có sáu quy trình cơ bản để đảm bảo kiểm soát và cải tiến liên tục:
- Quy trình đánh giá nội bộ.
- Quy trình kiểm soát tài liệu.
- Quy trình kiểm soát hồ sơ.
- Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
- Quy trình thực hiện hành động khắc phục.
- Quy trình thực hiện hành động phòng ngừa.
Tính linh hoạt trong xây dựng hệ thống tài liệu
ISO 9001:2015 cho phép doanh nghiệp của bạn chủ động quyết định các mức độ tài liệu hóa phù hợp với quy mô, loại hình cũng như tính rủi ro. Tổ chức của bạn có thể sử dụng file mềm, video hoặc hình ảnh cho văn bản giấy và không bắt buộc số lượng các quy trình hay biểu mẫu cố định.
Nguyên tắc cốt lõi của hệ thống tài liệu ISO 9001:2015
- Phù hợp với thực tế hoạt động
- Dễ hiểu – dễ áp dụng
- Đảm bảo kiểm soát và truy xuất
- Hỗ trợ cải tiến liên tục
Danh mục tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Để xây dựng một cách hoàn chỉnh hệ thống tài liệu theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thì không thể thiếu được danh mục các bộ tài liệu. Dưới đây IKACert xin chia sẻ đến bạn danh sách các tài liệu và hồ sơ chất lượng mà doanh nghiệp thường cần xây dựng và duy trì để đáp ứng yêu cầu chứng nhận ISO 9001:2015. Lưu ý rằng danh sách này chỉ mang tính chất tham khảo, vì một số tài liệu,hồ sơ có thể không bắt buộc áp dụng nếu tổ chức không có các hoạt động, quy trình hoặc điều khoản loại trừ liên quan. Việc xác định chính xác tài liệu cần thiết sẽ phụ thuộc vào phạm vi hệ thống quản lý chất lượng và bối cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp.
1. Tài liệu và hồ sơ ISO 9001:2015 bắt buộc của công ty
- Hồ sơ, tài liệu đánh giá dịch vụ, sản phẩm
- Hồ sơ, tài liệu đào tạo kỹ năng, trình độ, chuyên môn, kinh nghiệm nhân sự
- Tài liệu về yếu tố đầu vào thiết kế, phát triển tổ chức, doanh nghiệp
- Theo dõi, kiểm tra các hồ sơ, tài liệu về thiết bị
- Ghi lại đánh giá đầu ra thiết kế, phát triển
- Biên bản thực hiện việc thay thế thiết kế và phát triển của doanh nghiệp
- Hồ sơ, tài liệu thiết kế, kiểm soát phát triển
- Bản ghi kết quả đầu ra không phù hợp
- Chương trình kiểm soát nội bộ
- Kết quả hành động khắc phục
- Kết quả rà soát quản lý hệ thống
- Tài liệu thiết kế, đầu ra phát triển
- Tài liệu kiểm soát sự thay đổi cung cấp dịch vụ, hàng hóa
- Kết quả giám sát và công tác đo lường
- Đặc điểm chi tiết của sản phẩm, dịch vụ được sản xuất và cung cấp
- Bản ghi sự phù hợp của dịch vụ/sản phẩm với các tiêu chí được chấp nhận
2. Tài liệu không bắt buộc nhưng được khuyến khích triển khai
Các tài liệu và quy trình dưới đây không bắt buộc theo yêu cầu của ISO 9001:2015 nhưng thường khuyến khích triển khai:
- Quy trình xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm
- Quy trình giải quyết rủi ro và cơ hội
- Quy trình về năng lực, đào tạo và nhận thức
- Quy trình bảo trì thiết bị và thiết bị đo lường
- Thủ tục kiểm soát tài liệu và hồ sơ
- Thủ tục bán hàng
- Quy trình thiết kế và phát triển
- Quy trình sản xuất, cung cấp dịch vụ
- Quy trình quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục
- Quy trình theo dõi sự hài lòng của khách hàng
- Thủ tục kiểm toán nội bộ
- Thủ tục xem xét của lãnh đạo
Một số lưu ý quan trọng về danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015
“Dạng văn bản” rất nhiều người sẽ nghĩ đó là những tài liệu dưới dạng giấy tờ. Tuy nhiên trên thực tế thì các loại tài liệu này còn có thể tồn tại ở dưới dạng nhiều hình thức khác nhau bao gồm:
- Tài liệu giấy hoặc hồ sơ in ấn.
- Ảnh chụp hoặc bản scan.
- Dữ liệu điện tử, lưu trên máy tính hoặc hệ thống quản lý trực tuyến.
- Các mẫu biểu, biểu mẫu tổng thể phục vụ quy trình quản lý.
Tùy vào điều kiện và quy mô của từng doanh nghiệp, việc lựa chọn hình thức tài liệu có thể linh hoạt, miễn là đáp ứng được yêu cầu quản lý, truy xuất và bảo mật thông tin.
Không hiểu nhầm “bắt buộc phải có nhiều tài liệu”
Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không quy định số lượng tài liệu cố định. Do đó chỉ cần xây dựng tài liệu khi thực sự cần thiết để kiểm soát quá trình, giảm thiểu rủi ro cũng như đảm bảo chất lượng đầu ra.
Danh mục tài liệu phải phù hợp với thực tế doanh nghiệp
- Doanh nghiệp nhỏ, quy trình đơn giản → danh mục gọn nhẹ
- Doanh nghiệp lớn, nhiều bộ phận → danh mục chi tiết hơn
Phân biệt rõ “tài liệu” và “hồ sơ”
- Tài liệu: dùng để hướng dẫn, quy định (quy trình, hướng dẫn công việc)
- Hồ sơ: bằng chứng đã thực hiện (biểu mẫu đã điền, báo cáo, biên bản)
Phương pháp kiểm soát và quản lý tài liệu ISO 9001:2015
1. Bảo quản và bảo vệ tài liệu:
- Lưu trữ có thể thực hiện dưới dạng hồ sơ giấy hoặc tệp tin điện tử.
- Phân loại theo loại tài liệu, thời gian, khách hàng hoặc phòng ban; đặt tên và ký hiệu rõ ràng.
- Tài liệu lưu trữ dài hạn nên được bảo quản tại kho hoặc hệ thống quản lý dữ liệu chuyên dụng.
- Đảm bảo dễ tìm kiếm nhưng vẫn giữ được tính bảo mật cao.
2. Sử dụng, phân phối và kiểm soát thay đổi tài liệu:
- Xác định rõ bộ phận, cá nhân có quyền truy cập để đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ quy trình.
- Quy định thời gian lưu trữ cho từng loại hồ sơ phục vụ hoạt động đánh giá nội bộ và chứng nhận định kỳ.
- Khi tài liệu hết hạn, cần tiến hành hủy an toàn (như cắt nhỏ, tiêu hủy hoặc bán lại tài liệu không còn giá trị).
Kết luận:
Bài viết trên đã trình bày chi tiết về danh mục tài liệu và hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các yêu cầu của tiêu chuẩn, từ đó triển khai và áp dụng ISO 9001 một cách chính xác, hiệu quả và phù hợp với thực tiễn. Nếu có những thắc mắc hay yêu cầu về danh mục tài liệu ISO 9001 hay cần dịch vụ chứng nhận ISO 9001:2015 vui lòng liên hệ với IKACert theo thông tin: Hotline: 0903.485.665 hoặc Email: sales@ikacert.com.vn để được hỗ trợ.
