Quy trình đánh giá nội bộ iso 9001:2015 cho Doanh Nghiệp

Để xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thành công thì việc đánh giá nội bộ là cực kì cần thiết. Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp. Trong bài viết này IKACERT sẽ chia sẻ cho bạn quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001 một cách cụ thể để bạn và doanh nghiệp bạn nắm rõ.

1. Đánh giá nội bộ theo quy định của ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp cần phải thực hiện việc đánh giá nội bộ một cách định kỳ nhằm để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được hoạt động hiệu quả. Cụ thể Trong bộ tiêu chuẩn có nêu rõ theo điều 9.2 ghi rõ “Doanh nghiệp phải tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ theo những khoảng thời gian được hoạch định để cung cấp thông tin về việc hệ thống quản lý chất lượng có hay không:

• a) phù hợp với các yêu cầu của chính doanh nghiệp đối với hệ thống quản lý chất lượng của mình
• b) được thực hiện và duy trì một cách hiệu lực.

Theo đó trong quá trình áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QLCL) Theo ISO 9001:2015 thì doanh nghiệp cần định kỳ họp đánh giá nội bộ.

Đăng ký nhận tư vấn ngay

2. Lợi ích của việc thực hiện quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

Việc áp dụng quy trình đánh giá nội bộ iso 9001 2015 mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, từ việc nâng cao hiệu quả hoạt động đến củng cố vị thế trên thị trường.

Trước hết, đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các bất cập trong hệ thống quản lý chất lượng, từ đó hạn chế rủi ro và tiết kiệm chi phí khắc phục lâu dài. Ví dụ, qua đánh giá nội bộ, tổ chức có thể xác định các quy trình không hiệu quả, như chậm trễ trong xử lý đơn hàng, và cải thiện chúng kịp thời. Điều này không chỉ tiết kiệm tài nguyên mà còn tăng cường sự hài lòng của khách hàng, một yếu tố quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt.

Ngoài ra, đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015 còn khuyến khích toàn thể nhân viên cùng tham gia cải tiến chất lượng, từ đó xây dựng văn hóa tổ chức vững mạnh. Khi mọi người được đào tạo và tham gia đánh giá, họ trở nên nhận thức hơn về trách nhiệm cá nhân, dẫn đến văn hóa tổ chức mạnh mẽ hơn.

Các nghiên cứu từ các tổ chức chứng nhận quốc tế cho thấy, doanh nghiệp áp dụng quy trình này thường đạt tăng trưởng doanh thu cao hơn 15% so với đối thủ không có hệ thống ISO. Ngoài ra, quy trình còn hỗ trợ chuẩn bị cho các đánh giá bên ngoài, giúp dễ dàng duy trì chứng nhận và mở rộng thị trường quốc tế.

Một lợi ích nổi bật khác của quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 chính là tính linh hoạt cao, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ lẻ đến tập đoàn lớn. Đối với các công ty sản xuất, nó giúp kiểm soát chuỗi cung ứng; trong khi với dịch vụ, nó tập trung vào trải nghiệm khách hàng.

Tổng thể, quy trình này không chỉ là yêu cầu tiêu chuẩn mà còn là công cụ chiến lược, giúp doanh nghiệp thích ứng với thay đổi môi trường kinh doanh, như chuyển đổi số hoặc yêu cầu bền vững.

3. Quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chuẩn nhất

Đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015 là hoạt động định kỳ bắt buộc, đòi hỏi sự tham gia đồng bộ và chung tay từ tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp. Tùy từng quy mô và tính chất công việc mà có những bước đặc thù tuy nhiên nhìn chung hoạt động đánh giá nội bộ trải qua bước lập kế hoạch, xác định, thực hiện một cách nhất quán và được kiểm soát. Nếu thiếu đi các yếu tố này; hoạt động đánh giá chỉ là một sự lãng phí về thời gian và nguồn lực.

Bước 1: Lập kế hoạch đánh giá nội bộ

Bước đầu tiên trong quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 chính là bước lập kế hoạch, bước này chính là bước quyết định trực tiếp đến hiệu quả của toàn bộ hoạt động sau này. Tổ chức/ doanh nghiệp cần cân nhắc và xác định đầy đủ 3 yếu tố như sau:

• Doanh Nghiệp của bạn cần xác định các yêu cầu của tổ chức và những thông tin chính xác cho đầu vào của quá trình.
• Xác định tính khả thi của cuộc đánh giá đến hiện trạng thực tế của Doanh Nghiệp.
• Tổ chức cứa bạn cần xác định các nguồn lực có liên quan cung cấp cho quá trình đánh giá.

Bên cạnh 3 yếu tố cơ bản quan trọng trên thì cần phải xác định thêm những yếu tố khách quan khác như lịch đánh giá/ tần suất đánh giá, những khu vực đánh giá và các vấn đề về nhân sự thay đổi và các lỗi sai sau khi đánh giá.

Việc lập kế hoạch đánh giá nội bộ chi tiết và cụ thể chính là nền tảng quan trọng để chương trình ISO 9001:2015 diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ và đạt hiệu quả cao. Việc này sẽ giúp thuận lợi cho đoàn đánh giá sắp xếp thời gian đi theo lịch trình cụ thể được lập sẵn nhằm đảm bảo quá trình đánh giá diễn ra một cách suôn sẻ.

Bước 2: Chuẩn bị cho cuộc đánh giá

Việc chuẩn bị chu đáo trước cuộc đánh giá nội bộ chính là nền tảng quan trọng quyết định sự thành công của toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Với mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có những đặc thù riêng tuy nhiên thường có 3 mục mà doanh nghiệp cần chuẩn bị cho cuộc đánh giá nội bộ hệ thống QLCL theo ISO 9001

a/ Thông báo cho bộ phận/ phòng ban được đánh giá về thời gian đánh giá viên sẽ đến làm việc:

Ban ISO của doanh nghiệp cần đảm bảo trưởng đoàn đánh giá thông báo lịch trình trước cho từng phòng ban để tránh kiểm tra bất ngờ gây tâm lý thụ động và sẽ mang lại hiệu quả tiêu cực cho buổi làm việc với bên được đánh giá.

Hoạt động đánh giá ở đây là hoạt động thực tế nhằm hình thành một văn hóa cải tiến. Phòng ban được đánh giá có quá trình chủ động sắp xếp công việc sẽ có sự chuẩn bị chu đáo và không hình thành thái độ chống chế hay lập lờ hoạt động đánh giá.

b/ Xem xét trước tài liệu mô tả những quá trình được phân công đánh giá

Vì mỗi phòng ban/bộ phận có quy trình và cách thức làm việc riêng biệt, việc đánh giá viên xem xét trước các tài liệu mô tả quy trình là rất quan trọng. Do đó nên xem xét các tài liệu mô tả quá trình của phòng ban sẽ giúp đánh giá viên xác định được những câu hỏi dành cho bên được đánh giá và hỗ trợ việc tiếp nhận hiểu các câu trả lời. Đọc trước các tài liệu còn giúp đánh giá viên phân biệt được các yêu cầu quan trọng: những điểm có thay đổi về bộ phận/nhân sự phụ trách đối với sản phẩm và quá trình.

c/ Chuẩn bị bảng câu hỏi đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

Để cuộc đánh giá nội bộ diễn ra hiệu quả và đúng phạm vi, đánh giá viên cần chuẩn bị trước bảng câu hỏi chi tiết, dựa trên các tài liệu ISO 9001:2015. Công việc này giúp các đánh giá viên có thể xác định được các câu hỏi nhằm tránh mất thời gian đồng thời giúp đảm bảo việc đánh giá được thực hiện trong phạm vi được xác định. Thông thường chuẩn bị câu hỏi sẽ có một bảng checklist đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 đi kèm.

Bước 3: Thực hiện hoạt động đánh giá

Đây là bước chính của hoạt động đánh giá nội bộ. Lúc này doanh nghiệp sẽ tổ chức triển khai thông qua các bước như sau:

• Họp mở đầu
• Xem xét tài liệu khi thực hiện đánh giá
• Thông tin trong lúc đánh giá
• Phân công vai trò, trách nhiệm của người quan sát
• Thu thập và xác nhận thông tin
• Chuẩn bị kết quả đánh giá
• Họp kết thúc

Cuộc họp khai mạc là bước khởi đầu không thể thiếu và đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015. Trong cuộc họp khai mạc đoàn đánh giá nội bộ sẽ làm rõ các vấn đề, nội dung của hoạt động đánh giá nội bộ. Việc đến một bộ phận và bắt đầu đánh giá; mà không có một vài điểm nhận xét ban đầu và thủ tục chào hỏi; chỉ làm tăng sự căng thẳng và khả năng tạo khoảng cách với những người có thể hỗ trợ một cuộc đánh giá hiệu quả.

Đăng ký nhận báo giá

Bước 4: Đoàn đánh giá cần lập báo cáo kết quả đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

Báo cáo đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là đầu ra quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đánh giá nội bộ. Báo cáo đánh giá cần thể hiện một cách đầy đủ, tổng quát và khách quan về tình trạng của tổ chức được đánh giá. Báo cáo cần đề cập đến các thông lệ tốt được ghi nhận; các rủi ro nhận thấy được và các vấn đề đã được phát hiện. Một báo cáo đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng nên bao gồm các nội dung sau:

• Ngày đánh giá
• Liệt kê các khu vực được đánh giá: điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp tổ chức có nhiều địa điểm hoạt động.
• Tiêu chuẩn sử dụng: với đánh giá bên thứ ba, tiêu chuẩn sử dụng thường là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO 13485 … Trong đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng; tiêu chuẩn đánh giá thường là một danh mục các tài liệu nội bộ liên quan để hoạt động được đánh giá như thủ tục, hướng dẫn và các biểu mẫu….
• Trưởng đoàn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và thành viên: nếu chỉ có một đánh giá viên thực hiện thì người này đồng thời là trưởng đoàn.
• Danh sách các cá nhân được phỏng vấn: giúp đánh giá viên cung cấp bằng chứng khách quan rằng mình đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của quá trình đánh giá.
• Liệt kê các điểm không phù hợp của các phòng ban: khi báo cáo những gì không phù hợp; điều quan trọng là phải đảm bảo nội dung đầy đủ và rõ ràng như: sự không phù hợp thực tế là gì?, các bằng chứng nào được sử dụng để kết luận đó là một điểm không phù hợp?… Một báo cáo sự không phù hợp được liên kết tốt cần cung cấp đủ sự rõ ràng và định hướng để người phụ trách quá trình có thể sử dụng để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ và lập được một phương án hành động khắc phục thích hợp.

Công việc đánh giá nội bộ có thể linh hoạt theo kinh nghiệm của đánh giá viên, nhưng điều quan trọng nhất là thông tin báo cáo lên lãnh đạo phải chính xác và phản ánh đúng thực trạng tổ chức.

Bước 5: Hoàn tất đánh giá

Bước 6: Hoạt động theo dõi sau đánh giá

Sau buổi đánh giá thì đoàn đánh giá (ban ISO) sẽ cần có những theo dõi những thay đổi, cải tiến của từng phòng ban được đánh giá để kịp thời đưa ra được những đề xuất, thông báo kịp thời hơn.

4. Sáu nguyên tắc đánh giá nội bộ

6 Nguyên tắc đánh giá nội bộ theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được chia sẻ như sau: 

• Nguyên tắc 1: Tính toàn vẹn: nền tảng của tính chuyên nghiệp
• Nguyên tắc 2: Trình bày trung thực: Nghĩa vụ báo cáo trung thực và chính xác
• Nguyên tắc 3: Đánh giá chuyên nghiệp: Có trách nhiệm và có suy xét trong đánh giá
• Nguyên tắc 4: Bảo mật: Bảo mật thông tin có được trong quá trình đánh giá
• Nguyên tắc 5: Độc lập: Cơ sở cho tính công bằng của cuộc đánh giá và tính khách quan của kết luận đánh giá
• Nguyên tắc 6: Tiếp cận dựa trên bằng chứng: Phương pháp hợp lý để đạt được kết luận đánh giá đáng tin cậy.

5. Các lưu ý quan trọng khi triển khai quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

Khi triển khai quy trình đánh giá nội bộ iso 9001 2015, tổ chức cần chú ý đến một số yếu tố then chốt để tránh sai lầm phổ biến và đảm bảo hiệu quả cao nhất. Trước hết, tính độc lập của người đánh giá là yếu tố không thể thiếu; họ không nên đánh giá bộ phận mình trực tiếp quản lý để tránh thiên vị. Ngoài ra, việc sử dụng checklist dựa trên các điều khoản của ISO 9001:2015 sẽ giúp bao quát đầy đủ, từ lãnh đạo (Điều 5) đến hỗ trợ hoạt động (Điều 7). Nếu bỏ qua, đánh giá có thể thiếu chiều sâu, dẫn đến báo cáo không chính xác.

Một lưu ý khác là quản lý thời gian và tài nguyên hợp lý trong quy trình đánh giá nội bộ iso 9001 2015. Đánh giá không nên gián đoạn hoạt động kinh doanh, vì vậy cần lập lịch linh hoạt và thông báo trước cho các bộ phận liên quan. Tổ chức cũng nên sử dụng công cụ số hóa, như phần mềm quản lý chất lượng, để ghi chép và theo dõi dễ dàng hơn. Theo kinh nghiệm từ các doanh nghiệp thành công, việc tích hợp đánh giá nội bộ với các hoạt động hàng ngày giúp giảm gánh nặng hành chính và tăng tính khả thi lâu dài.

Cuối cùng, sau đánh giá việc theo dõi hành động khắc phục phải được ưu tiên để quy trình đánh giá nội bộ iso 9001 2015 thực sự mang lại giá trị. Ban lãnh đạo cần phân bổ nguồn lực cho các cải tiến, và tổ chức nên đánh giá lại định kỳ, ít nhất hàng năm hoặc khi có thay đổi lớn. Bằng cách chú ý những điểm này, doanh nghiệp không chỉ tuân thủ tiêu chuẩn mà còn biến đánh giá nội bộ thành động lực phát triển bền vững.

6. Những câu hỏi thường gặp

Đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 cần thực hiện bao lâu một lần?

Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, đánh giá nội bộ phải được thực hiện định kỳ, thường là ít nhất một lần mỗi năm, nhưng tần suất có thể tăng nếu tổ chức có rủi ro cao hoặc thay đổi lớn. Lãnh đạo cần lập kế hoạch dựa trên hiệu suất hệ thống và kết quả đánh giá trước đó. Việc này đảm bảo hệ thống luôn cập nhật và hiệu quả, tránh mất chứng nhận khi kiểm toán bên ngoài. Nếu bỏ qua, tổ chức có thể đối mặt với các điểm không phù hợp nghiêm trọng.

Ai có thể tham gia làm người đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015?

Người đánh giá nội bộ phải là nhân viên nội bộ có kiến thức về hệ thống quản lý chất lượng, được đào tạo chuyên sâu về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và kỹ năng kiểm toán. Họ cần độc lập với bộ phận được đánh giá để đảm bảo tính khách quan. Tổ chức có thể thuê chuyên gia bên ngoài nếu thiếu nguồn lực nội bộ, nhưng ưu tiên phát triển năng lực nội tại để tiết kiệm chi phí dài hạn. Đào tạo thường bao gồm các khóa chứng chỉ như Lead Auditor.

Làm thế nào để xử lý điểm không phù hợp phát hiện trong đánh giá nội bộ?

Khi phát hiện điểm không phù hợp, tổ chức phải phân loại chúng theo mức độ (nhỏ, lớn hoặc nghiêm trọng) và lập kế hoạch hành động khắc phục ngay lập tức. Hành động cần có thời hạn, người chịu trách nhiệm và chứng cứ xác nhận hiệu quả. Ban lãnh đạo phê duyệt và theo dõi qua các cuộc họp định kỳ. Quy trình này theo nguyên tắc cải tiến liên tục của ISO 9001:2015, giúp ngăn ngừa tái phát và nâng cao hệ thống tổng thể.

Đăng ký nhận chứng nhận

Kết luận: 

có thể nói hoạt động đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015 là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tự nhìn nhận và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng. Thông qua quy trình đánh giá bài bản, doanh nghiệp kịp thời phát hiện điểm không phù hợp, rủi ro tiềm ẩn và cơ hội cải tiến. Kết quả đánh giá không chỉ phục vụ khắc phục sai lỗi mà còn hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định, nâng cao hiệu quả vận hành và duy trì cải tiến liên tục. Nếu có những thắc mắc hay yêu cầu về danh mục tài liệu ISO 9001 hay cần dịch vụ chứng nhận ISO 9001:2015 vui lòng liên hệ với IKACert theo thông tin: Hotline: 0903.485.665 hoặc Email: sales@ikacert.com.vn  để được hỗ trợ.