Những thách thức khi triển khai ISO 45001 tại doanh nghiệp vừa và nhỏ

Bộ tiêu chuẩn ISO 45001 được chính thức công bố năm 2018 và nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS) hàng đầu thế giới. Tuy nhiên có không ít các doanh nghiệp gặp trở ngại khi triển khai xây được thừa nhận rộng rãi toàn cầu. Thế nhưng, không ít doanh nghiệp vẫn gặp trở ngại khi triển khai ISO 45001. Bài viết này, IKACERT sẽ đi cùng bạn tìm hiểu những thách thức thường gặp khi áp dụng ISO 45001:2018 qua bài viết sau.

Tầm quan trọng của tiêu chuẩn ISO 45001 

Tiêu chuẩn ISO 45001 với nội dung chính là Hệ thống quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp (OH&S) giữ vai trò rất quan trọng đối với mọi tổ chức, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, logistics và các ngành có rủi ro lao động cao. Tầm quan trọng của bộ tiêu chuẩn này được thể hiện ở chỗ:

• Bảo vệ người lao động và giảm tai nạn lao động: ISO 45001 giúp doanh nghiệp nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro và kiểm soát rủi ro liên quan đến an toàn – sức khỏe nghề nghiệp, từ đó: Giảm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp Hạn chế sự cố nghiêm trọng và gián đoạn sản xuất Tạo môi trường làm việc an toàn, lành mạnh hơn
• Tuân thủ pháp luật về an toàn lao động: Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức xác định và tuân thủ các quy định pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn – vệ sinh lao động, giúp: Tránh vi phạm pháp lý, xử phạt hành chính Giảm rủi ro tranh chấp và khiếu nại từ người lao động
• Nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành: ISO 45001 áp dụng phương pháp quản lý theo rủi ro và chu trình PDCA, giúp: Chuẩn hóa quy trình an toàn Phân công rõ trách nhiệm Chủ động phòng ngừa thay vì xử lý sự cố
• Gia tăng uy tín và lợi thế cạnh tranh: Doanh nghiệp được chứng nhận ISO 45001 sẽ: Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, trách nhiệm xã hội Tăng độ tin cậy với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư Dễ dàng tham gia đấu thầu, ký kết hợp đồng lớn
• Giảm chi phí và tổn thất lâu dài: Việc kiểm soát tốt an toàn lao động giúp: Giảm chi phí bồi thường, bảo hiểm, nghỉ việc do tai nạn Hạn chế gián đoạn sản xuất và thiệt hại tài sản Tối ưu chi phí vận hành bền vững

Đăng ký nhận tư vấn ngay

Thiếu kiến thức về tiêu chuẩn ISO 45001

Trở ngại lớn nhất khi triển khai ISO 45001 chính là nhiều doanh nghiệp chưa thực sự hiểu sâu và nắm vững nội dung tiêu chuẩn. ISO 45001 là tiêu chuẩn khá mới so với các hệ thống quản lý khác. Vì vậy, doanh nghiệp thường chưa kịp tiếp cận đầy đủ các yêu cầu chi tiết của tiêu chuẩn này.

Hơn nữa, tính phức tạp trong yêu cầu và quy trình của ISO 45001 khiến tổ chức khó xác định cách triển khai tối ưu nhất. Việc chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001 cũng đòi hỏi thời gian dài để cập nhật kiến thức và làm quen với các quy định mới.

Để vượt qua hạn chế này, doanh nghiệp nên tổ chức các chương trình đào tạo từ cơ bản đến nâng cao về ISO 45001 cho toàn thể nhân viên, đặc biệt là những người chịu trách nhiệm chính trong hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Nội dung đào tạo cần bao quát khái niệm nền tảng, yêu cầu tiêu chuẩn cùng cách thiết lập và vận hành hệ thống OH&S hiệu quả.

Thiếu sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo

Phần lớn doanh nghiệp ưu tiên mục tiêu sản xuất và nâng cao năng suất, trong khi coi nhẹ các vấn đề an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Việc triển khai ISO 45001 yêu cầu nguồn vốn đáng kể, khiến lãnh đạo lo lắng chi phí này sẽ làm giảm lợi nhuận ngắn hạn của công ty.

Tình trạng này dẫn đến lãnh đạo thiếu cam kết thực sự với ISO 45001, chỉ xem đây là nghĩa vụ bắt buộc từ khách hàng hoặc xu hướng tạm thời. Khi đó, nguồn lực vẫn tập trung vào mục tiêu kinh doanh ngắn hạn như doanh thu, lợi nhuận mà bỏ qua xử lý rủi ro an toàn lao động. Một số lãnh đạo còn nghĩ rằng an toàn lao động chỉ thuộc trách nhiệm của bộ phận HSE, không cần sự tham gia từ ban quản lý và các thành viên khác.

Thực tế, việc xem nhẹ các yếu tố này dễ gây hậu quả nghiêm trọng như tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, giảm năng suất do nhân viên lo lắng, tổn hại uy tín doanh nghiệp và thậm chí vướng vào vấn đề pháp lý.

Để khắc phục, lãnh đạo cấp cao cần trực tiếp tham gia các hoạt động liên quan đến ISO 45001, như họp lãnh đạo, đào tạo hay kiểm tra định kỳ. Đồng thời cung cấp nguồn lực đầy đủ và phê duyệt chính sách, kế hoạch triển khai chi tiết hệ thống quản lý an toàn lao động.

Thiếu nguồn nhân lực

ISO 45001 yêu cầu đội ngũ triển khai phải có kiến thức chuyên sâu về tiêu chuẩn và quy định pháp luật liên quan đến an toàn lao động. Việc tuyển chọn nhân sự đủ chuyên môn cùng kinh nghiệm thực tiễn không hề dễ dàng, đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Thiếu nhân sự chất lượng cao sẽ kéo dài thời gian xây dựng hệ thống, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Giao nhiệm vụ quan trọng cho người chưa đủ năng lực dễ dẫn đến sai sót nghiêm trọng.

Ngoài ra, việc đào tạo nâng cao cho nhân viên hiện tại cũng là thách thức lớn. Doanh nghiệp phải đầu tư thời gian và ngân sách để cải thiện nhận thức cùng kỹ năng cho đội ngũ.

Để giải quyết, tổ chức có thể khai thác nguồn lực nội bộ, đào tạo nâng cao năng lực nhân viên hiện hữu để đảm nhận vai trò liên quan đến ISO 45001. Đồng thời hợp tác với chuyên gia tư vấn ISO 45001 hỗ trợ xây dựng và vận hành hệ thống. Hơn nữa, cần lập kế hoạch phát triển nhân sự dài hạn, đầu tư xây dựng đội ngũ đủ năng lực đáp ứng nhu cầu tương lai.

Thiếu chi phí để triển khai tiêu chuẩn ISO 45001

Triển khai ISO 45001 đòi hỏi doanh nghiệp chi trả khoản ngân sách lớn cho đào tạo nhân viên, soạn thảo tài liệu, mua thiết bị bảo hộ, thuê tư vấn và đánh giá chứng nhận.

Sau khi đạt chứng nhận ISO 45001, doanh nghiệp vẫn cần tiếp tục đầu tư duy trì và cải tiến hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo tiêu chuẩn. Trong đó, chi phí đào tạo và tư vấn chiếm phần lớn vì nâng cao nhận thức, kỹ năng cho toàn nhân viên là yếu tố then chốt để hệ thống vận hành thành công.

Để giảm chi phí, doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn lực nội bộ, chia nhỏ dự án, ưu tiên xử lý rủi ro cao và tìm kiếm hỗ trợ từ chính phủ hoặc tổ chức quốc tế. Đồng thời lập kế hoạch triển khai chi tiết, thực hiện đúng lộ trình để tiết kiệm thời gian và ngân sách.

Đăng ký nhận báo giá

Khó khăn khi xây dựng hệ thống tài liệu OHS

Một trở ngại lớn khi áp dụng ISO 45001 là việc duy trì hệ thống tài liệu OHS hoàn chỉnh và có cấu trúc rõ ràng. Doanh nghiệp thường gặp vấn đề như khối lượng tài liệu lớn, khó phân loại, thiếu không gian lưu trữ và bảo mật thông tin chưa tốt. Điều này tăng nguy cơ mất mát, hư hỏng tài liệu và cản trở quá trình đánh giá từ tổ chức chứng nhận ISO 45001.

Nhiều doanh nghiệp thiếu hồ sơ chi tiết về tai nạn, sự cố trước đây. Điều này gây khó khăn trong việc phân tích nguyên nhân gốc rễ và phòng ngừa tái diễn.

Để khắc phục, doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm quản lý tài liệu, số hóa hồ sơ, thiết lập quy trình lưu trữ rõ ràng và đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống hiệu quả.

Khó khăn trong việc xác định và đánh giá rủi ro an toàn

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp nhỏ và vừa, còn thiếu kinh nghiệm quản lý an toàn vệ sinh lao động. Vì vậy gặp khó khăn trong việc phát hiện mối nguy tiềm ẩn và đánh giá mức độ nghiêm trọng của chúng. Một số rủi ro phức tạp hoặc mới phát sinh thường không dễ nhận diện ngay từ đầu.

Hơn nữa, môi trường làm việc liên tục thay đổi khiến rủi ro cũng biến động, dẫn đến thiếu dữ liệu chính xác để đánh giá khách quan. Việc thu thập thông tin không đầy đủ hoặc sai lệch sẽ làm giảm độ tin cậy của quá trình đánh giá rủi ro.

Để vượt qua, doanh nghiệp cần tham khảo tài liệu hướng dẫn, tiêu chuẩn và quy định ngành để nhận diện rủi ro chính xác. Đào tạo nhân viên về phương pháp đánh giá rủi ro, kỹ năng phân tích thông tin. Chọn người có chuyên môn sâu, kinh nghiệm thực tế và khả năng giao tiếp tốt. Đồng thời sử dụng công cụ, phần mềm chuyên dụng hỗ trợ xác định và đánh giá rủi ro an toàn lao động.