Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 hiệu quả nhất

Để sở hữu chứng nhận ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống quản lý chất lượng hoàn chỉnh cùng đầy đủ tài liệu, hồ sơ theo tiêu chuẩn quốc tế. Thế nhưng không ít doanh nghiệp còn lúng túng trong việc triển khai đúng và tối ưu nhất. Với mong muốn đồng hành cùng quý doanh nghiệp, IKACERT xin chia sẻ hướng dẫn chi tiết cách xây dựng quy trình ISO 9001:2015 ngay trong bài viết này.

Quy trình ISO 9001:2015 là gì?

Quy trình ISO 9001 bao gồm chuỗi hoạt động diễn ra theo các giai đoạn cụ thể, tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Nói cách khác, các hoạt động phải được sắp xếp theo trình tự hợp lý và tuần tự, chỉ chuyển sang bước tiếp theo khi bước hiện tại đã hoàn thành trọn vẹn.

Những quy trình phổ biến nhất trong hệ thống quản lý chất lượng

Các quy trình được áp dụng rộng rãi nhất trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 gồm có:

Nhóm quy trình quản lý

Nhóm này chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ chính sau:

• Lập kế hoạch chi tiết và cụ thể
• Cung cấp nguồn lực cần thiết để hỗ trợ hai nhóm quy trình tiếp theo hoạt động hiệu quả
• Thực hiện giám sát liên tục và chặt chẽ
• Đo lường, phân tích kết quả và đánh giá hiệu quả hệ thống dựa trên sự hài lòng của khách hàng.

Nhóm quy trình vận hành

Đây là nhóm quy trình cốt lõi, chứa đựng những quy trình quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần ưu tiên hàng đầu. Chúng tác động trực tiếp hoặc liên quan mật thiết đến quá trình sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ.

Nhóm quy trình hỗ trợ

Đây là nhóm quy trình phụ trợ, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hai nhóm chính phía trên. Chúng góp phần gián tiếp nâng tầm giá trị sản phẩm, dịch vụ và giúp quy trình cốt lõi vận hành nhanh hơn, hiệu quả hơn.

Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2015

Việc triển khai đúng và đầy đủ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp:

• Xây dựng nền tảng quản lý vững chắc, giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển bền vững lâu dài.
• Nâng cao hiệu suất vận hành của toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng.
• Tạo cơ sở vững chắc để thực hiện cải tiến liên tục một cách hiệu quả.
• Cải thiện chất lượng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chuyên nghiệp hơn.
• Tăng cường năng lực sản xuất ổn định và bền vững.
• Giảm đáng kể các chi phí vận hành không cần thiết.
• Tạo lợi thế cạnh tranh nổi bật so với các đối thủ trong cùng lĩnh vực.

Đăng ký nhận tư vấn ngay

Hướng dẫn xây dựng quy trình ISO 9001:2015 hiệu quả

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không bắt buộc doanh nghiệp sử dụng mẫu quy trình cố định nào. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc cơ bản theo trình tự logic đã quy định. Chính vì thế để có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp áp dụng chính xác và toàn diện thì IKACERT xin chia sẻ cho bạn cách viết quy trình ISO 9001:2015 thông qua các bước như sau: 

Bước 1: Xác định bối cảnh tổ chức

Đầu tiên, doanh nghiệp cần làm rõ thông tin nội bộ, kỳ vọng của khách hàng và các bên liên quan. Các yếu tố này bao gồm môi trường nội tại, ngoại cảnh, rủi ro tiềm ẩn cùng điểm mạnh sẵn có. Việc phân tích kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp phát hiện sớm rủi ro chưa dự đoán, từ đó xây dựng quy trình phù hợp và giảm thiểu tối đa tác động tiêu cực.

Bước 2: Thiết lập giới hạn cho từng quy trình

Hệ thống quản lý chất lượng gồm ba nhóm quy trình riêng biệt, mỗi nhóm đảm nhận vai trò và chức năng rõ ràng. Để kiểm soát chặt chẽ và vận hành hiệu quả, doanh nghiệp nên lưu trữ quy trình bằng văn bản, đồng thời xác định giới hạn cụ thể cho từng nhóm nhằm hướng dẫn chính xác người thực hiện.

Bước 3: Thu thập thông tin

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu quy trình phải được mô tả chi tiết và rõ ràng. Vì vậy, để viết quy trình ISO đầy đủ, doanh nghiệp cần thu thập thông tin đầu vào, các bước thực hiện cụ thể, trách nhiệm nhân viên và đầu ra mong đợi.

Để trình bày thông tin rõ ràng và dễ tiếp cận hơn, doanh nghiệp nên sử dụng đa dạng biểu đồ, lưu đồ quy trình phù hợp. Cách này giúp sắp xếp thông tin khoa học, logic, tránh thiếu sót trong quá trình thu thập và triển khai.

Phương pháp thu thập dữ liệu hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất mà doanh nghiệp nên áp dụng là mô hình 5W1H, cụ thể như sau:

• Quy trình được xây dựng vì mục đích gì? (Why)
• Ai chịu trách nhiệm và đảm nhiệm thực hiện quy trình? (Who)
• Để triển khai quy trình thì cần những gì? (What)
• Quy trình được thực hiện ở giai đoạn nào của hệ thống quản lý chất lượng? (Where)
• Thời gian nào thích hợp để áp dụng quy trình? (When)
• Quy trình được triển khai cụ thể như thế nào? (How)

Ngoài ra, để thu thập hoàn thiện hơn thì những câu hỏi sau đây cũng là một gợi ý đáng tham khảo:

• Cách xác định hiệu quả của quy trình
• Thời gian bao lâu thì quy trình sẽ được thực hiện một lần?

Bước 4: Xác định cấu trúc của các quy trình

Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn nhiều hình thức trình bày khác nhau, như văn bản thuần túy hoặc lưu đồ trực quan. Các yếu tố bắt buộc phải có trong cấu trúc quy trình bao gồm:

• Phạm vi thực hiện.
• Mục đích mà quy trình nhắm đến.
• Các định nghĩa, thuật ngữ được sử dụng.
• Trách nhiệm của người vận hành.
• Thủ tục và trình tự thực hiện.
• Những tài liệu tham khảo.
• Lịch sử của những phiên bản đã phê duyệt trước đó

Bước 5: Ghi chép, xem xét và phê duyệt các quy trình

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, doanh nghiệp có thể bắt đầu viết quy trình một cách rõ ràng. Nội dung cần ngắn gọn, sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu vì đối tượng chính là nhân viên nội bộ, chỉ dùng thuật ngữ cụ thể, tránh mơ hồ để ngăn ngừa hiểu lầm và đảm bảo quy trình được thực hiện hiệu quả cao.

Sau khi hoàn tất bản nháp quy trình, doanh nghiệp cần thu thập ý kiến đóng góp từ các bên liên quan để chỉnh sửa và hoàn thiện. Sau đó, gửi lên lãnh đạo cấp cao phê duyệt trước khi quy trình chính thức có hiệu lực và được áp dụng rộng rãi trong toàn doanh nghiệp.

Đăng ký nhận báo giá

Bước 6: Truyền đạt và đào tạo nội bộ quy trình

Doanh nghiệp cần phổ biến đầy đủ các quy trình đến toàn bộ nhân viên tham gia hệ thống quản lý chất lượng. Đồng thời, nên tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu để nâng cao nhận thức, giúp nhân viên nắm rõ trách nhiệm và cách cải tiến liên tục nhằm tối ưu hiệu quả thực hiện.

Khi có thay đổi trong quy trình, doanh nghiệp cần thông báo kịp thời đến nhân viên để kịp thời điều chỉnh phù hợp. Điều này giúp duy trì hiệu suất hoạt động ổn định và đảm bảo hiệu quả công việc không bị gián đoạn.